税務調査
申告はしているにも関わらず、税務調査の通知がくることがあります。しかし、まさか自分が税務調査の対象となるとは考えないでしょう。確かに税務調査の対象となるのは全体のわずか1％だそうです。しかし、調査の基礎知識を持ち、いざという時に備えることは大切です。
調査対象の選択方法
コンピュータによるランダム選択－過去の申告書を比較して変更点か未申告の収入がある可能性があると判断された場合、独自のシステムで点数をつけていき、その点数が高かった申告書は調査の対象となる可能性があります。
情報の照合－IRSは各納税者の情報をTax Transcriptと呼ばれるものによって管理しています。それには各納税者が申告するべきW-2やForm1099といった情報が記載されており、記載されている情報と申告書の情報が合致しない場合は調査の対象となる可能性があります。
他の税務調査との関連– ビジネスパートナーや投資家が調査の対象となった場合、それが原因で自身も調査の対象となる可能性があります。
他にも、IRSが独自で入手した情報をもとに調査が入ったり、大企業には決まった頻度で調査に入ることもあります。従って、しっかりと申告をしているから調査の対象にならない、というわけではありません。
調査方法
銀行口座や財務情報等を参照し、税法に則って確定申告書が正しく作成されたかを調査します。手紙による調査と直接調査官とやりとりする審査方法があります。直接調査官とやりとりする場合はIRSでのオフィス面接(Office Audit)か、対象者の自宅、オフィス、もしくは会計士のオフィス面接(Field Audit)があります。
調査の際は事前に手紙や電話で通告され、必要書類も事前通知されます。調査にかかる時間は内容や必要書類をきちんと管理しているかによって違いますが、迅速に提出できれば比較的短時間で終わる場合も多いです。
記録管理
これは税務調査が入った際の急場をしのぐためだけではなく、ビジネスの現状把握や個人の記録用として役立つのは言うまでもないでしょう。書類の管理方法は、原本でも電子的な形でも問題ありません。
保管しておくべき書類は、個人の収入関連はW-2やForm 1099、資産関連は資産取得/処分の日にちと価格、その過程で他に費用が発生した場合はそれらの書類も必要となります。従って、株式など金融資産の売買の明細、不動産関連はその費用、修築・改善費用、使用目的が記載されているインボイス、契約書、関連経費の支払い済み小切手等などを保管しておきましょう。ビジネスの調査では特に売上や経費を紐付けできる銀行やクレジットカードの明細などが必要となります。それらの書類が理路整然としていれば、調査も短時間で終わるでしょう。
保存期限
記録の種類や条件によって異なりますが、確定申告書を提出した日から最低3年はきちんと保存しておきましょう。他にもPayroll Taxに関する情報は最低4年間保存することが義務付けられています。そして資産関連の書類は、減価償却の耐用年数は保存しておきましょう。これらの年数は最低限の期間で、税法が定める期間を超えても情報提示を要求される場合もあります。従って、可能な限り長く記録を保存しておくことをお勧めいたします。
もし税務調査の通知が届いた場合は、焦らずまずは対応しましょう。弊社でもお手伝いいたします！
